Gäste-Erfassung: datenschutzkonform, analog und digital

Ein umfassender Corona-Schutz und die Beachtung der Regeln sind nicht nur gesetzlich vorgeschrieben, sondern vermitteln Ihren Gästen auch das Gefühl, gut bei Ihnen aufgehoben zu sein. 

Zur Erhebung der Kontaktdaten stehen im Rahmen der Gäste-Erfassung verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung. Grundsätzlich gilt: Die Daten der Gäste sowie die Zeiträume des Aufenthaltes in der Innen- und Außengastronomie sind für jede Tischgruppe mittels einfacher, auf den Tischen ausliegender Listen – einschließlich einer Einverständniserklärung zur Datenerhebung – zur Ermöglichung einer Kontaktpersonennachverfolgung zu erheben. Diese Daten sind durch die Inhaber der Gastronomie unter Wahrung der Vertraulichkeit, gesichert für 4 Wochen aufzubewahren und anschließend sicher zu vernichten.

Keine einheitlichen Vorgaben

Diese Regel zielt insbesondere auf die analoge Datenerfassung per Formular ab. Bundesweit gibt es aktuell keine einheitliche Vorgabe was das Formular zu beinhalten hat. Jedes Bundesland hat hier andere Vorgaben, die sich teils erheblich voneinander unterscheiden. 

Die DEHOGA-Landesverbände halten auf die Rechtslage im jeweiligen Bundesland abgestimmte Formulare bereit, die dort zum Download zur Verfügung stehen. Auch die Datenschutzbehörden stellen über die Landesdatenschutzbeauftragten der Bundesländer entsprechende Formulare und Datenschutzerklärungen bereit.

Ist klar, welche Daten Sie erheben müssen und liegt Ihnen das passende Formular vor, stellt sich noch die Frage der Sammlung, Lagerung und Entsorgung der ausgefüllten Gästelisten. 

Die Datenblätter mit den Kontaktdaten Ihrer Gäste sammeln Sie am besten in einer separaten Zettelbox auf die Ihre Gäste keinen Zugriff haben. Die Listen, die hier zusammen kommen, wandern dann täglich in einen sogenannten Pultordner mit 31 Tagesfächern. So lässt sich gut nachverfolgen, wann die 4-wöchige Lagerfrist vorbei und die Kontaktlisten vernichtet werden können. Und Sie finden im Falle einer erforderlichen Nachverfolgung im Infektionsfall schnell die richtigen Formulare. Für die DSGVO-konforme Aktenvernichtung wird von der DEHOGA ein Schredder nach DIN 66399 und  Sicherheitsstufe P-4 empfohlen. 

Drei Methoden der Gäste-Erfassung

Diese drei Möglichkeiten der Gäste-Erfassung sind möglich und stehen dem Datenschutz nicht entgegen: 

1. Einzelbögen die am Tisch ausgefüllt und vom Gast in eine nicht einsehbare Box geworfen werden.
2. Unbeobachtete Datenerfassung zwischen Gast und Service-Personal mit Lagerung der erhobenen Daten nicht einsehbar hinter der Theke.
3. Die digitale Datenerfassung mit einer App und über einen QR-Code, der sich auf dem Tisch befindet. 

So funktioniert die Datenerfassung per App

Ihre Gäste checken per QR-Code in die App ein und übermitteln dort die Kontaktdaten verschlüsselt. Dafür wird einfach der QR-Code auf dem Tisch gescannt, das Kontaktformular auf dem Mobiltelefon ausgefüllt und der Prozess mit einem Klick auf „Einchecken“ beendet. Verlässt der Gast Eisdiele oder Café, wird er gebeten, sich in der App auszuchecken. Wird das vergessen erledigt das die App von selbst und loggt den Gast nach einigen Stunden aus. 

Online sind mehrere Anbieter solcher Anwendungen verfügbar. Wir haben uns recover, eine App, die von Railslove in Kooperation mit Kölner Gastronom*Innen und Kulturschaffenden entwickelt wurde, ein wenig näher angesehen. 

Zur Einrichtung wird in der App ein Betrieb oder mehrere Filialen angelegt und die Anzahl Tische registriert, die mit einem QR-Code versehen werden soll. Die QR-Codes werden dann digital zugestellt und müssen nur ausgedruckt und auf die Tische gelegt werden. Schon ist man startklar. Unser Tipp: Die Codes am besten laminieren oder vollflächig mit durchsichtigem Klebeband auf die Tische kleben. Damit sind sie wasserfest und halten der Tischreinigung und Desinfektion stand. 

Dazu können Sie in der App Speise- und Getränkekarten hinterlegen  Eine Eis-, Kuchen- oder Kaffee-Karte ist damit nicht mehr für jeden Tisch erforderlich. Insbesondere junge Gäste sind mit der digitalen Nutzung vertraut und wollen gar keine richtige Speisekarte mehr. Sie empfinden diese Lösung oft als hygienischer und zeitgemäßer. 

Das geht gar nicht in Sachen Gästelisten

Listen oder Notizbücher mit mehreren Gästedaten von verschiedenen Tischen, die über einen längeren Zeitraum geführt werden sind zwar praktisch, entsprechen aber nicht dem geltenden Datenschutz. Diese sogenannten „Laufenden Listen“ sind nicht erlaubt. 

In einigen Bundesländern ist es erforderlich, dass jeder Gast seine Daten auf einem Einzelbogen angibt. Die Registrierung eines Tisches mit Personen aus mehreren Haushalten ist dort nicht gestattet.  

Auch die Verwendung der erhobenen Daten für Werbezwecke ist ein Datenschutz-Verstoß und berechtigt nicht zur Kontaktaufnahme nach einem Gast-Besuch. Von der Möglichkeit, sich zusätzlich zur Erhebung der vorgeschriebenen Daten auch noch ein OK für die spätere Kontaktaufnahme geben zu lassen, möchten wir abraten. Bei einigen Gästen kann das einen negativen Beigeschmack haben, der ihnen auf den Magen schlägt. Weisen Sie Ihre Kunden lieber mündlich oder mit einem Aushang auf Ihren Newsletter oder die Facebook-Seite hin. 

Micky Maus und Homer Simpson zu Besuch?

Und was passiert, wenn der Gast falsche Angaben macht oder Fantasie-Namen benutzt? Sie als Eisdielen-Besitzer oder Ihr Service-Personal sind nicht berechtigt Ausweise zu kontrollieren. Nur eine Ausweiskontrolle mit Check des Alters ist beim Alkoholausschank gestattet. Der Gast, der falsche Angaben macht und sich als Donald Duck ausgibt, kommt rein rechtlich damit durch. Hier können Sie nur an Vernunft und soziale Verantwortung appellieren oder in Härtefällen von Ihrem Hausrecht Gebrauch machen und den Gast des Lokals zu verweisen.

Wir empfehlen für die Gäste-Erfassung, es mit Gästelisten und der Registrierung genau zu nehmen und sich aktuell über die jeweilig geltenden Länderverordnungen zu informieren. Ihre Gäste werden Ihnen diese Fürsorge danken und sich sicher auch in der kommenden Drinnen-Saison bei Ihnen wohlfühlen. 

Ein Fazit, wie die diesjährige Saison bisher in Deutschland gelaufen ist und wie sich die verschiedenen Eisdielen im Umgang mit Corona geschlagen haben, lesen Sie im Artikel „Eis in der Zeit von Covid“, den uns die Fachzeitschrift Gelato International freundlicherweise zur Verfügung gestellt hat. 

Bild: unsplash.com